جزوه نظریه ها و روشهای مشاوره شغلی آمادگی آزمون کارشناسی ارشد

بخشی از متن فایل
ثبت وقایع
در این روش از متصدی شغل خواسته میشود که فعالیتهای روزانه خود را یادداشت کند. ثبت وقایع بهترین روش برای
کسب اطلاعات دست اول درباره چگونگی انجام کار است، زیرا کار به وسیله انجام دهنـده آن و آنگونـه کـه واقعـاً انجـام
میگیرد شرح داده میشود. باوجوداین، یادداشت فعالیتهای روزانه، کاری دشوار و وقتگیر است و این کار را بایـد بـرای
مدتی طولانی ادامه داد تا بتوان تمام وظایف شغل را ثبت کرد. این امر هزینـههـای اسـتفاده از روش مـذکور را افـزایش
میدهد.
پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت
مشاهده، مصاحبه و پرسشنامه روشهای معمول تجزیه و تحلیل شغل به شمار میآیند. در سالهای اخیر، محققان سـعی
کردهاند تا یک روش مقداری برای تجزیه و تحلیل مشاغل ابداع کنند. پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت (PAQ(یکـی از
این روشهاست که در اوایل دهه ۱۹۷۰ بهوسیله مک کورمیک و همکارانش در دانشگاه پردو ابداع گردید.
براساس نظر آنها میتوان هر شغلی را برحسب مجموعه فعالیتهایی که در آن انجام میگیرد مورد تجزیه و تحلیـل قـرار
داد. از این رو، در پرسشنامهای که طراحی نمودهاند، فعالیتهای هر شغل به شـش طبقـه اصـلی تقسـیم گردیـده اسـت.
عناصر مهم در هریک از این طبقات ششگانه نیز شناسایی شدهاند. منظور از«عنصر»، حرکت یا عملـی اسـت کـه در کـار
انجام میگیرد و جزئی از آن بهشمار میآید. درمجموع، ۱۹۴ عنصر که معرف تمام فعالیتهای ممکن در هر شـغل اسـت
شناسایی و فهرست گردیدهاند
شرح شغل (Description Job (و شرایط احراز شغل
اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست میآید به صورت شرح شغل و شرایط احـراز شـغل، بـه فـرمهـای خاصـی
منتقل میگردند. در شرح شغل، وظایف، مسئولیتها و شرایط کلی کار بهطور خلاصه درج میشود. شـرایط احـراز شـغل
نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآیـد. بـه عبـارت دیگـر،
دانش، مهارتها و تواناییهایی که برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است، در فرم شرایط احراز منعکس مـیگـردد و
انتظار میرود کسی که دارای آن شرایط باشد، شغل را بهتر از کسی که فاقد آن است انجام دهـد. تنظـیم شـرایط احـراز
شغل، نقش مهمی در فرایند انتخاب افراد ایفا میکند و با استفاده از آن میتوان نیرویی را انتخاب و اسـتخدام نمـود کـه
بیشترین شایستگی را برای تصدی شغل موردنظر داشته باشد. درواقـع، منظـور از«انتخـاب صـحیح» در مـدیریت منـابع
انسانی، این است که شاغل(باتوجه به مشخصاتی که در شرایط احراز شغل درج گردیده) و شغل(آنطور که در شرح شغل
توصیف شده است)، باهم تناسب داشته باشند. هنگام تجزیه و تحلیل شغل باید توجه داشت که شغل را آنچنان که انجام
میشود گزارش کرد، نه آنچنان که در گذشته انجام میشده یا آنچنان که باید انجام شود، یا آنچنان که در سـازمانهـا و
مؤسسات مشابه دیگر انجام میشود. مطالعه و بررسی اینکه شغل چگونه باید انجام گیرد، معمولاً بعد از تجزیـه و تحلیـل
شغل صورت میپذیرد و وظیفهای است که برعهده متخصصان روشسنجی یا مهندسان صنایع است
تنظیم شرح شغل
در شرح شغل توضیح داده میشود که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه و در چه شرایطی انجام میدهـد. معمـولاً هـر
شرح شغلی شامل اطلاعاتی به شرح زیر است:
الف) شناسنامه شغل. برخی از اطلاعاتی که در این قسمت درج مـیشـود عبارتنـداز: ۱ (عنـوان شـغل؛ بـرای هـر پسـت
سازمانی نامی انتخاب میگردد که معرف آن شغل است و عنوان شغل نامیده میشود، مثلاً معاون مالی، رئیس کارگزینی.
۲ (کد(شماره پست سازمانی)؛ هر شغلی را که در سازمان میتوان بهوسیله کد خاصی کـه بـه آن داده مـیشـود از سـایر
مشاغل مجزا کرد. کد هر شغل نشاندهنده مشخصات اصلی آن شغل ازقبیل گـروه اسـتخدامی و سـقف حقـوق اسـت و
بهوسیله آن میتوان شغل را به سرعت شناسایی کرد. ۳ (نویسنده شرح شغل؛ ۴ (تاریخ ۵ (تصویبکننده۶ (جایگاه شـغل
در سلسله مراتب سازمانی(اداره و واحد مربوط). ۷ (عنوان سرپرست مستقیم شـاغل ۸ (پایـه و رتبـه شـغل ۹ (حـداقل و
حداکثر حقوقی که به شغل تعلق میگیرد.
ب) خلاصه شغل. در این قسمت از فرم، وظایف اصلی شغل به صورت کلی بیان میگردد.
درعینحال که شرح شغل نباید بیش ازاندازه، خشک و انعطافناپذیر باشد باید تاحدممکن دقیق و خالی از ابهام باشد.
ج) ارتباطات اداری. در این قسمت، نوع ارتباط اداری متصدی شغل با دیگران در داخل و خارج سازمان بیان میشود.
د) شرح وظایف و مسئولیتها
ه) اختیارات. در بخش دیگری از فرم شرح شغل؛ حدود اختیارات شاغل، محدوده تصمیمگیری، تعداد افرادی کـه از او بـه
طور مستقیم دستور میگیرند و درصورت لزوم، سقف بودجهای که در اختیارش قرار داده میشود، مشخص میگردد.
و) معیار عملکرد. منظور از معیار عملکرد، فهرستی از ضوابط و موازینی است که انتظار می بـود بـا رعایـت آن، متصـدی
شغل وظایف و مسئولیتهای اصلی خود را آنطور که در شرح شغل آمده است، بدرستی انجام دهد و بهوسیله آن بتـوان
عملکرد واقعی وی را ارزیابی کرد.
ز) محیط و شرایط کار. سروصدا، شلوغی، گرما یا سرمای شدید، خطرناک بودن کار و یا هر شرایط دیگری که لازمه انجام
دادن کار و یا جزء لاینفک آن باشد نیز باید در شرح شغل ذکر گردد.