جزوه درس حسابرسی سیستم های کامپیوتری

بخشی از متن فایل
زنجیره عطف و سیستمهای کاربردی
 
زنجیره عطف :
مجموع عطف های متقابل یا مستندات و آگاهی از اطلاعات و روش پردازش است و به بررسی کننده کمک میکند مسیر گردش و پردازش اطلاعات را از منابع اولیه تا صورت های مالی و برعکس را ردیابی کند.
این زنجیره که زنجیره عطف حسابرسی یا مدیریت است ، بخش اساسی هر کاربرد کامپیوتر است که باید در طرح سیستم استفاده شود .
زنجیره عطف از ۴ بخش تشکیل میشود :
۱- منابع اطلاعات
۲- گزارش عطف و کنترل
۳- اطلاعات ردیابی پردازش
۴- عطف به منبع اطلاعات
 
زنجیره عطف اطلاعات و پردازش
 
ردیابی پردازش اطلاعات یک فعالیت مالی از منبع یا سند اولیه تا صورتهای مالی  است و شامل بررسی های زیر میباشد :
۱- اسناد ثبت اولیه اطلاعات
۲- ایجاد فعالیتهای پیوسته دیگر
۳- افزایش یا کاهش در ثبت و رکوردهای کامپیوتری یا تغییر در اطلاعات موجود در انها
۴- تغییر اطلاعات جدول مورد استفاده در پردازش اطلاعات مانند جدول نرخ فروش
۵- اثر بر مانده حسابها یا سایر جمعهای خلاصه عملیات مالی
 
ردیابی از پردازش به اطلاعات فعالیت ، شامل موارد زیر است :
 
۱- از اسناد اولیه به افرادی که آن سند را تنظیم ، پاراف و تأیید کردند .
۲- از فعالیت پیوسته ایجاد شده به اطلاعات فعالیتی که موجب ایجاد آن شده است.
۳- از ثبت یا رکوردهای افزوده یا کاسته شده یا تغییر اطلاعات آنها به اسناد اطلاعاتی که موجب  این تغییرات شده است .
۴- از مانده حساب یا مجموع به مجموعه اطلاعات فعالیتهای سازنده مانده حساب یا مجموع.
۵- از نتیجه پردازش به اقلام اطلاعات ورودی ، روش پردازش ، عوامل و جداول مورد استفاده .
زنجیره عطف اطلاعات و پردازش ، مورد توجه حسابرس است چون با استفاده از آن میتواند پردازش صحیح و کامل اطلاعات را از جنبه های طبقه بندی ، تلخیص ، ثبت در حسابهای صحیح و غیره کنترل کند یا درستی صورت های مالی را با رسیدگی به اطلاعات اولیه فعالیت های سازنده اقلام صورت ها را حسابرسی کند.
 
منابع اطلاعات :
اطلاعات اولیه از سه روش زیر ثبت میشود :
۱- اسناد و فرمهای ثبت اولیه اطلاعات فعالیت ها .
۲- گزارش اولیه اطلاعات ورودی از طریق پایانه ها .
۳- رکوردهای کامپیوتری نگهداری شده روی واسطه های مغناطیسی مانند دیسک یا نوار .
منبع اطلاعات میتواند اسنادی باشد که عادی برای ثبت فعالیت ها به کار برود مانند برگ سفارش مشتری یا سفارش خرید ، رسید انبار ، رسید وجه و …
در روش پردازش دسته ای اطلاعات ، اسناد و فرمهای اطلاعات ورودی دسته بندی و دسته ها شماره گذاری میشود. دسته اطلاعات ورودی به ترتیب شماره دسته ، بایگانی میشود.
اسنادی که اطلاعات آن از طریق پایانه وارد کامپیوتر میشود ، بر حسب دوره زمانی و شماره ردیف پایانه بایگانی میشود ، اما بایگانی برحسب نوع اطلاعات نیز معمول است.
اسناد و فرم های اطلاعات اولیه ، در بیشتر موارد حداقل در دو نسخه تنظیم میشود . یک نسخه از آن در واحد تنظیم کننده بایگانی و نسخه دیگر برای پردازش ارسال میگردد.
در لیست اطلاعات ورودی که جایگزین اسناد و فرم های دستی میشود باید پایانه ، تاریخ ،ساعت و مشخصات وارد کننده اطلاعات معلوم باشد.
اطلاعات مورد نیاز حسابرسی شامل نوع فعالیت ، نوع حساب یا رکورد ، مبلغ ،عطف پردازش ها ، مشخصات تنظیم کننده و تأیید کننده یا وارد کننده اسناد و اطلاعات است.
مشخصات تنظیم یا تأیید کننده اطلاعات در اسناد کتبی ، با پاراف ، امضا یا مهر فرد مشخص میشود.
 
گزارش عطف و کنترل :
گزارش عطف و کنترل ، لیست کامل تمام اطلاعات ورودی است که در یک دوره پردازش یا در محدوده زمانی مشخصی پردازش شده است.این لیست برای مواردی از قبیل مراجعه ،جستجو ، تحقیق و رسیدگی مورد استفاده است.
اغلب این لیست یک نوع دفترروزنامه اختصاصی است که در آن اطلاعات مشابه در ستونهای ویژه اختصاصی درج میشود و جمع ستونها برای انتقال به خلاصه حسابها یا حسابهای کنترل در دفتر کل یا اعمال هرگونه کنترل دیگری محاسبه میشود.
لیست اطلاعات ورودی دسته بندی شده لیست دسته های فیزیکی و لیست اطلاعات ورودی که در مرحله ورودی دسته بندی نشده بود و بعدا بر اساس منطقی ، دسته بندی شده است ، لیست دسته های منطقی اطلاعات نامیده میشود.
لیست دسته های فیزیکی ،حاوی تمام اطلاعات هر دسته از اطلاعات ورودی است.برای هر دسته جمعهایی برای انتقال به حسابهای مالی و اعمال سایر کنترل ها محاسبه میشود.هر دسته یک شماره ردیف یا سریال دارد که برای عطف متقابل در اسناد و حسابها مورد استفاده است.
در مواردی که اطلاعات دسته بندی نشده و مبنایی برای تفکیک و تهیه لیست عطف و کنترل وجود ندارد را میتوان به ترتیب تاریخ ورود ،نگهداری و اطلاعات وارد شده در هر دوره زمانی ( مثلا روزانه یا هفتگی ) را برمبنایی منطقی ،مرتب و دسته بندی کرد. اطلاعات دسته بندی شده را میتوان بطور دسته های منطقی با جمع کنترل مناسب لیست کرد.